Salah satu masalah yang sering dihadapi dalam serah terima pekerjaan adalah penyerahan proyek atau tanggung jawab yang tidak tepat. Orang yang dulunya penanggung jawab mungkin telah pergi terlalu tiba-tiba, jadi tidak ada cukup waktu untuk menyerahkan semuanya dengan benar ke "karyawan baru". Bahkan mungkin tidak ada periode transisi di mana orang yang datang diizinkan untuk mempelajari atau membiasakan diri dengan tanggung jawab orang sebelumnya.
Orang-orang yang menyerahkan peran dan tanggung jawab mereka harus memastikan bahwa mereka menyelesaikan laporan serah terima dan menyerahkannya kepada penyelia. Termasuk dalam serah terima adalah sebagai berikut:
Ringkasan tugas, tugas, dan tanggung jawab. Dalam beberapa kasus, mereka puas dengan daftar sederhana, didukung oleh salinan terlampir dari deskripsi posisi;
- Identitas penerima penyerahan, atau siapa yang akan mengambil alih tugas, tugas, dan tanggung jawab;
- Garis waktu penyerahan, dari saat dimulai sampai selesai, dan bagaimana pelaksanaannya;
- Kegiatan yang diselesaikan selama serah terima, dan yang tersisa tidak lengkap;
- Catatan atau tempat menarik tertentu yang mungkin membantu orang berikutnya dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang diserahkan kepadanya;
- Poin khusus lainnya yang harus diketahui penyelia tentang penyerahan.
Apa laporan Serah Terima dan apa tujuannya
Laporan serah terima digunakan untuk mengkonfirmasi secara formal apakah pekerjaan atau kinerja dikirimkan kepada pelanggan. Sebagian besar merupakan konfirmasi pengiriman fisik aktual dari pekerjaan yang kemudian dapat diakses oleh pelanggan. Serah terima penting mengingat tenggat waktu yang dinyatakan dalam kontrak; setelah penyerahan batas waktu untuk komentar dan penerimaan mulai berjalan. Laporan tersebut harus secara jelas menentukan pokok masalah serah terima sehubungan dengan kontrak.
PERHATIAN: Serah terima tidak berarti penerimaan. Serah terima mengacu pada fakta bahwa item tertentu secara fisik ada, dapat diakses, tetapi tidak berfungsi. Untuk kinerja yang lebih luas, disarankan untuk memisahkan penyerahan dari penerimaan dan, sebelum menerima pekerjaan, kita harus dapat memeriksa kualitasnya (lihat formulir laporan Penerimaan).
Dalam kasus sederhana, mis. ketika kertas untuk printer dikirim, penyerahan dan penerimaan dapat terjadi dalam satu langkah dan setiap pemesanan potensial akan ditangani sebagai keluhan.
Kapan dokumen disiapkan
Setiap saat ketika kami memberikan bagian dari proyek atau fase proyek kepada pihak lain. Bagaimanapun juga, setiap kali kami mengirimkan barang material (produk, pengiriman HW, dll.) Dan ketika kami memberikan layanan (pelatihan untuk operator, presentasi).
Siapa yang berpartisipasi dalam proses persiapan
Manajer proyek bekerja sama dengan anggota tim proyek yang relevan akan berpartisipasi dalam penyerahan fisik output yang sebenarnya. Orang yang mewakili pemasok harus memiliki laporan serah terima, yang harus dikonfirmasi sebagai bukti serah terima.
Kapan dokumen itu digunakan
Dokumen tersebut digunakan sebagai bukti hukum bahwa serah terima terjadi, mis. untuk menentukan tenggat waktu kontrak, atau untuk menentukan siapa yang memiliki akses ke hasil proyek.
Proses mempersiapkan dokumen
1. Isi tajuk proyek, identifikasi orang yang menyerahkan pokok bahasan serah terima dan orang yang menerima pokok bahasan serah terima.
2. Tentukan materi pelajaran penyerahan dan metode penyerahan.
3. Catatan lapangan digunakan untuk melaporkan segala keberatan, komentar, dan kekurangan yang terjadi selama serah terima.
4. Isi tempat dan tanggal serah terima.
5. Kedua belah pihak harus mengkonfirmasi penyerahan dengan menandatangani lembar tanda tangan.
6. Buat salinan asli untuk kedua belah pihak untuk serah terima.
Masuk
